Hvis du er i en virksomhed, der passerer dokumenter omkring at blive gennemgået og redigeret igen og igen, før de er klar til at blive bogført til reklame eller til en klient, har så du sikkert allerede hørt af en softwareløsning til at holde din “flydende” dokumenter organiseret fra Groove netværk. Du kan ikke være klar over, at der er en anden mulighed derude. I denne artikel vil du blive præsenteret med nogle grundlæggende oplysninger om forskelle i samarbejde software fra Groove netværk og NextPage.
Ideen bag samarbejde software.
Den centrale idé bag at have samarbejde software er, at det giver erhvervsfolk til at arbejde direkte med andre erhvervsfolk ved at tillade dem at arbejde sammen om at skabe forretningsdokumenter, præsentationer og budgetter. De fleste samarbejde software er centraliseret. Dette giver mulighed for erhvervsfolk til at arbejde på de samme dokumenter på samme tid fra forskellige steder. Nogle centraliseret samarbejde softwareløsninger omfatter Groove netværk, Microsoft SharePoint, Documentum og Filenet.
Groove netværk fordele.
Der er et par fordele ved at bruge centraliseret samarbejde software såsom Groove netværk. Vigtigste fordel er, at de arbejder meget godt for gruppesamarbejde. Groove netværkssoftware holder alle filer, projekter og data i en centraliseret placering, at alle, der arbejder på projektet kan få adgang til. Dette tillader dem at gennemgå og opdatere det samme dokument, som alle andre har brugt, som hovedsageligt holder alle arbejder på samme side.
Ulemper til Groove netværk.
Mens samarbejde softwareløsning leveret af Groove netværk er meget nyttigt og gavnligt, er der et par ulemper at bruge den. Største ulempe er, at Groove netværk software kræver brug af en IT-infrastruktur. En anden potentiel ulempe er, at det kræver en omfattende mængde af installationstiden. Andre samarbejde software muligheder derude også kræve, at alle, du arbejder med at have den samme software for at dele oplysninger. Alle disse ulemper til centraliseret samarbejde software kan være meget dyrt og besværligt.
Er der nogen andre muligheder?
En alternativ løsning til centraliseret samarbejde software er NextPage. NextPage 1.5 samarbejde Software sporer dokumenter med Digital tråd teknologi. Sige for eksempel, at du arbejder på din virksomheds budget. Du skal sørge for at din fakta og tal er korrekte, så du sende regnearket til flere af dine kollegaer til gennemsyn. De ser over regnearket og foretage de nødvendige ændringer. De derefter returnere deres regneark version dig og med NextPage 1,5, du simpelthen flette dokumentversioner sammen til én. NextPage 1.5 kan du se alt dette visuelt via en grafisk Versionshistorik. Med de grafiske Versionshistorik, ville du altid vide hvor de forskellige versioner af regnearket gemmes, har foretaget hvilke ændringer, der har gennemgået dit regneark, hvornår revisionerne blev foretaget, og hvordan revisionerne passer sammen. NextPage gør det nemt at se hvor dokumentet har været og hvad revisioner foretaget.
Så hvad er de store fordele ved hjælp af NextPage?
De store fordele ved at bruge Nextpages samarbejde software omfatter følgende:
Behøver ikke en centraliseret server
Behøver ikke en IT-infrastruktur
Installation kan ske i løbet af få minutter
Vil arbejde med medarbejdere, der ikke er NextPage abonnenter
Løser dokument management problemer hvor de stammer
Afslutningsvis, hvis du er i en virksomhed, der kunne få stor gavn af ved hjælp af samarbejde software, ser på og evaluere de mulige software muligheder derude og se hvilken en vil være den mest fordel du i din virksomhed. Jeg har præsenteret et par ideer for dig at tænke og komme i gang i din beslutning. Så komme derud og organisere din dokumentstyring!